Refundacja kosztów szkolenia a zapisy w księdze podatkowej

Otrzymałeś dofinasowanie na szkolenia dla pracowników w ramach projektu realizowanego poprzez Bazę Usług Rozwojowych? Zapłaciłeś za usługę szkoleniową z własnych środków, a następnie otrzymałeś częściowy zwrot tych kosztów (80%)? Poniżej informacja jak ująć fakturę w księgach za szkolenie oraz refundację.

Otrzymaną fakturę za szkolenie musisz ująć w księdze podatkowej z datą jej wystawienia w miejscu „pozostałe wydatki” następnie po otrzymaniu dofinasowania dokonaj korekty, o część którą otrzymałeś z refundacji. Pamiętaj! W księdze podatkowej nie ujmuje się kwoty otrzymanej refundacji w miejscu przeznaczonym do ewidencji przychodów i rozchodów

Przyznana w ramach projektu realizowanego poprzez Bazę Usług Rozwojowych refundacja szkoleń dla pracowników stanowi przychód podatnika. Przychodem z działalności gospodarczej jest w szczególności: finansowa dotacja, dopłata i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków (z wyjątkiem niedotyczący opisanej sytuacji) zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednak przychód ten korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie o finansach publicznych. Dlatego przyznanego dofinansowania uczestnik nie ma obowiązku ujęcia w księdze. Przy czym informację o refundacji wydatków na szkolenia może dobrowolnie odnotować w kolumnie 17 "Uwagi".

W kolumnie 13, jako „Pozostałe wydatki” uczestnik powinien uwzględnić koszty wynikające z otrzymanej faktury, jako że są związane z prowadzoną  działalnością gospodarczą. W dniu otrzymania przez podatnika dofinansowania wystąpi obowiązek skorygowania wydatków ujętych w kolumnie 13 o otrzymaną kwotę refundacji. Wydatków sfinansowanych ze środków zwolnionych od podatku (m.in. na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o pdof) nie uznaje się za koszty podatkowe co określa art. 23 ust. 1 pkt 56 tej ustawy. Korekty zapisów w księdze należy dokonać według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (§ 12 ust. 2).

Przykład:

W ramach projektu z regionalnego programu operacyjnego dla województwa, będąc uczestnikiem projektu EFS otrzymałeś dofinansowanie szkoleń dla pracowników w formie refundacji 80% poniesionych kosztów na szkolenia. Na fakturze wystawionej 4 października 2018r. koszty szkoleń pracowników wynosiły 10 000 zł. Uregulowałeś wskazaną należność, po czym 24 października 2018r. otrzymałeś zwrot 8 000 zł na konto bankowe w ramach 80% dofinansowania od całego kosztu szkolenia (10 000 zł x 80%).

Jak powinny wyglądać zapisy w księdze podatkowej?

W księdze podatkowej za miesiąc październik 2018r. należy ująć:

1.     Całkowitą kwotę wydatków na szkolenia pracownicze (na podstawie otrzymanej faktury) czyli:

a)     W kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego” wpisać datę: 4.10.2018r.

b)    W kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” nanieść kwotę 10 000 zł.

2.     Wartość otrzymanego dofinansowania do szkoleń (na podstawie umowy o refundację oraz wyciągu bankowego), tzn.:

a)     W kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego” wpisać datę 24.10.2018r.

b)    W kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” zapisać: (-) 8 000 zł.